KVKK çalışması, işletmenizin hangi kişisel veriyi neden topladığını ve bu bilgiyi nasıl kullandığını anlamakla başlar. Müşteri talepleri, çalışan dosyaları, internet sitesi formları ve kullandığınız yazılımlar aynı çalışma içinde ele alınmalıdır. PRIME ile mevcut süreçlerinizi inceleyip önceliklerinizi belirleyelim; metin, uygulama ve sorumlulukları birlikte planlayalım.
KVKK Kapsamını Görüş ↗Bir satış formundaki iletişim bilgisi, işe alım için gelen özgeçmiş ve güvenlik kamerası kaydı farklı amaçlarla işlenir. Bu nedenle önce birimlerinizin kullandığı veri toplama kanallarını belirleriz. Hangi bilginin alındığını, kimlerin eriştiğini, kimlerle paylaşıldığını ve ne kadar süre tutulduğunu görüşürüz. Böylece inceleme yalnızca internet sitesindeki metinlerle sınırlı kalmaz; günlük işleyişte değiştirilmesi gereken adımlar da çalışma planına girer.
Aydınlatma, kişiye verisinin işlenmesi hakkında bilgi verilmesidir; açık rıza ise belirli koşullarda gündeme gelen ayrı bir işlemdir. Her faaliyette otomatik olarak rıza kutusu eklemek yerine işleme amacını ve hukuki sebebi inceleriz. Çalışan, müşteri veya ziyaretçi için hazırlanan metnin ilgili faaliyeti doğru anlatmasını; kullanılan formdaki bilgiler ve paylaşım yapılan taraflarla uyumlu olmasını gözetiriz. Metnin kişiye nerede ve ne zaman sunulduğunu da ele alırız.
VERBİS yükümlülüğü işletmenin özellikleri ve geçerli istisnalar dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Her işletme için aynı sonuca varılmaz. Kayıt yükümlülüğünden istisna olmak, Kanun kapsamındaki diğer sorumlulukların da ortadan kalktığı anlamına gelmez. İncelemede faaliyet alanınızı ve güncel işletme bilgilerinizi alır, kayıt ihtiyacını ayrıca belirleriz. Kayıt gerekiyorsa sunulacak bilgilerin gerçek veri işleme faaliyetleriyle tutarlı hazırlanmasını çalışma kapsamına göre planlarız.
Veri güvenliği için hukuki belgelerle birlikte erişim yetkileri, çalışan farkındalığı ve kullanılan sistemler de değerlendirilmelidir. İşten ayrılan bir kişinin erişiminin kapatılması veya yanlış alıcıya gönderilen dosyada kimin bilgilendirileceği somut örneklerdir. Saklama, silme ve ilgili kişi taleplerini ele alma düzenini görüşürüz. Bulut hizmeti ya da dış tedarikçi kullanıyorsanız veri akışını ayrıca inceler, teknik uygulamaların sorumlularını ve danışmanlık kapsamını başlangıçta belirleriz.
İlgili birimlerinizle kullanılan formları, yazılımları ve mevcut belgeleri gözden geçirelim. Öncelikli eksikleri, veri akışlarını ve çalışma sırasında bilgi sağlayacak sorumluları belirleyelim.
Gerekli metinleri, süreç düzenlemelerini ve kayıt ihtiyacını birlikte netleştirelim. Hangi belgelerin hazırlanacağı, kimlerin uygulayacağı ve teknik işlerin kapsamı teklif içinde anlaşılır biçimde yer alsın.
Hazırlanan düzenin ilgili birimlere aktarılmasını planlayalım. Yeni yazılım, hizmet veya veri toplama kanalı kullanıldığında hangi belgelerin ve uygulamaların yeniden değerlendirileceğini belirleyelim.
Bir örnek metin, işletmenizin veri işleme faaliyetlerini kendiliğinden doğru anlatmaz. Toplanan bilgiler, amaçlar, alıcılar ve hukuki sebepler gerçek işleyişinizle karşılaştırılmalıdır. Mevcut metninizi ilk değerlendirmeye dahil edebiliriz.
Hayır. Sicile kayıt durumu ile aydınlatma, veri güvenliği ve diğer yükümlülükler ayrı değerlendirilir. Çalışmanın kapsamını işletmenizin veri işleme faaliyetlerine ve mevcut eksiklerine göre belirleriz.
İlk görüşmede gerçek müşteri kayıtları paylaşmanız gerekmez. Sürecinizi anlatabilir, kişisel bilgileri çıkarılmış örnek form sunabilirsiniz. Belge ihtiyacını ve uygun paylaşım yöntemini çalışma kapsamı netleştiğinde belirleyelim.
Hayır. Uyum, hazırlanan düzenin işletme içinde uygulanmasını ve değişikliklerde güncellenmesini gerektirir. Danışmanlık kapsamı, işletmenin sorumlulukları ve teknik uygulamalar açıkça belirlenir; yaptırım uygulanmayacağına ilişkin garanti verilmez.
Son güncelleme: . İşlem tarihinde geçerli koşullar dosyanız üzerinden kontrol edilir.